システム手帳とは自分でリフィルを選んで組み合わせ、バインダーに挟んで使用する手帳です。
その自由度の高さからどうリフィルを組み合わせて手帳を使用したらいいのか迷う人も少なくないでしょう。
今回はスケジュール管理のためのシステム手帳のリフィル構成の基本を実例付きでご紹介します。
システム手帳でのスケジュール管理の基本
スケジュールというものには大きさがあります。
年単位＞月単位＞週単位＞日単位
のように細分化して管理していくのが基本です。
例えば
年単位のスケジュール……３月は仕事の〆・７月は学校で模試
月単位のスケジュール……２月１４日はバレンタインデーだからそれまでにチョコレートを準備する
週単位のスケジュール……今週はこのような時間割・今週中のタスクはこれ
日単位のスケジュール……今日の午前中は仕事して14時から友達とお茶、18時に帰宅して家事をする
このように予定の大きさと期間の長さが違います。
それらの予定に対応するリフィルを用意するのが基本です。
年単位のスケジュールにはイヤープランニング
月単位のスケジュールには月間ページ
週単位のスケジュールには週間ページ
日単位のスケジュールにはデイリーページや２日１ページ
といったリフィルを合わせていきます。
もちろんこの４種を全て使用する必要はなく、組み合わせてお互いをカバーすることもできます。
システム手帳と綴じ手帳の最大の違い
綴じ手帳は年単位で1冊にカレンダーが綴じられています。
中のフォーマットはとても豊富で、自分に合ったものを探すこともできます。
しかしシステム手帳は自分で選んでリフィルを入れます。なので自分に必要なリフィルだけを選んで入れることができるのです。
そして最大の違いは、システム手帳は1冊に1年分のカレンダー全てを挟む必要がありません。
例えば１日１ページのデイリーページを１年分全て挟むと大変な量になりますが、デイリーページを全て持ち歩く必要があるかと言われると、せいぜいこの先２週間分と、読み返す必要のある数日分くらいです。
このように複数のリフィルを必要な分量だけ挟んで持ち歩くことができるというのがシステム手帳の最大の利点です。
システム手帳のリフィル構成実例集
システム手帳の使い方としてリフィルの構成の実例をここであげていきます。
お好みに合わせてカスタマイズしていってください。
バイブルサイズのリフィル構成
バイブルサイズは1番オーソドックスなサイズで、持ち運びもできるサイズ感で書きやすい紙面の広さも確保しています。
リフィルの種類が豊富なので、システム手帳を初めて買うという方はまずこのサイズから、と僕はオススメしています。
使用リフィル
- イヤープランニング
- 月間ブロック
- 週間バーチカル
イヤープランニング
イヤープランニングは１年の予定を把握するために使用します。
この日はこの予定！ とまるまる１日の予定を書き込むことで大きなイベントの把握に繋がります。
そのイベントに向けた準備をより詳細なリフィルでしていく指標になります。
またイヤープランニングを使用することで、後述の月間ブロックのページを１年分全て挟む必要がなくなります。
月間ブロック
月間ブロックはオーソドックスなカレンダー型の月間リフィルです。
その月の予定を書いていくことができます。
イヤープランニングで決めたイベントにむけての段取りを予定として組んだり、毎週の予定などそれほど大きくないけれどその日の予定として存在する物を書いていくことができます。
週間バーチカル
週間バーチカルはページを縦長に分割して時間軸をつけた形のフォーマットです。
ここでは週単位のタスクの管理の他、その日の予定、日単位の予定も管理することができます。
月間ブロックで入れた予定を実際に何日の何時から何時までと書き込むことで空き時間の把握にもなりますし、空き時間にはその週のタスクを書き込むことで期日までに終わらせる段取りが組めます。
挟むリフィルの量
繰り返しになりますが、システム手帳は全てのリフィルを挟んでおく必要はありません。
なのでこの場合、イヤープランニングは１年分、月間ブロックは半年分、週間バーチカルは２ヶ月分程度挟んでいれば大丈夫でしょう。
マイクロ５サイズのリフィル構成
マイクロ５サイズは日本で流通しているシステム手帳で最小サイズのものです。
リフィルサイズはA7サイズより少しちいさいくらいで、バインダー自体も名刺入れくらいのサイズです。
また、リング径がちいさい物が多く、あまりたくさんのリフィルは挟むことができません。
しかしそのコンパクトさから持ち物をミニマムにしたい層から人気に火がつき、ブームがやってきそうなサイズとなっています。
使用リフィル
- 年間カレンダー
- メモリフィル
年間カレンダー
年間カレンダーとは１ページに１年分のカレンダーが印刷されたリフィルです。
後述のメモリフィルでもお話ししますが、マイクロ５サイズにはあまり多くのリフィルが挟めない上、紙面がとてもちいさいです。
そのためカレンダーリフィルに書き込むことは僕はあまりおすすめしません。
メモリフィルに予定を書いていき、日付確認用にこの年間カレンダーを使用するのがよいと考えます。
メモリフィル
マイクロ５サイズにはメモリフィルが充実しています。
かわいい飾り付きのものや、ドットに柄が入ったものなどさまざまです。
また紙自体がカラフルなのでお好きな色でテンションをあげるのもいいでしょう。
使い方としては、まず月間ページを作ります。
リフィルの頭に月を書き、予定をその下に予定が入ってきた順に書いていきます。
リフィル頭の月はスタンプを使ってもかわいく仕上がりますね。
このページを用意しておくことで年単位の予定と月単位の予定の両方を管理することができます。
次にデイリーページを用意します。
マイクロ５サイズは紙面がとてもちいさいため、１日１ページの使用が向いています。
その日のタスクや予定を書いていくといいでしょう。
こちらもタイムスケジュールスタンプなど使って書いてもいいですね。
また、予定やメモの量が多ければ１日２ページ、３ページと使っていっても大丈夫です。
1週間の予定やタスクがあればそのページを作成して適宜挟んでもOKです。
システム手帳はどこに何のページがあってもいいというのも強みの１つです。
A5サイズのリフィル構成
A5サイズは日本で流通しているシステム手帳で最大のサイズです。
A4の用紙を半分に折って挟むことができるのでノートとしても使用しやすいのが特徴です。
大きさや重量はかなりのものですが、スケジュール帳とノートを兼ねるならとてもおすすめのサイズとなっています。
使用リフィル
- イヤープランニング
- 月間リスト
- 週間ブロック
イヤープランニング
一年を見渡すのに最適なイヤープランニングですが、A5サイズともなると書き込めるスペースもかなり大きくなっています。
なので年間の毎日の記録にも使えます。
また、A5サイズという大きさで数ヶ月分の予定を見ようと捲るのも大変なので、是非入れておいて欲しいリフィルです。
月間リスト
月間リストとは日付が縦に並び、大学ノートの端に日付が印字されたような形のフォーマットです。
このフォーマットの最大の利点は旅行や出張など長期の予定に対応していること。
例えば月間ブロックの場合、週をまたぐと予定の矢印が何行にも渡りますが、月間リストの場合縦に線を引くだけで長期間の予定が把握できます。
また、縦に分割することでリストが作りやすく、その日の出費などを書いて家計簿としても使用することができます。
週間ブロック
週間ブロックは１ページを十字に４等分して見開きで８マスを１週間分としたリフィルです。
ここはマイクロ５でいうデイリーページとしての役割を１マスに担ってもらいます。
その日の予定やタスクを書き込み、１日分の予定をしっかり把握することができます。
また、８マス中のこりの１マスが週間のタスクリストになっていることも多いので１週間の予定やタスクの管理にもぴったりです。
自由だからこそ迷うリフィル構成
システム手帳のリフィル構成は本当に自由で、それだけ悩ましい物だと思います。
今回はほんの一例ですが、システム手帳スターターキットとして参考になれば幸いです。
